Kopioi jaettu Google Drive kansio itsellesi kerralla

Kokonaisen Google Drive kansion kopioiminen omaan Driveensa on mahdollista Google Sheets -laajennus Copy Folderin avulla. Avaa Google Sheets, valitse Laajennukset, Copy Folder, Select a folder, paina Select a file, valitse haluamasi kansio, paina Select, paina Copy.

Mistä on kysymys?

Goole Drive on Googlen pilvitallennusjärjestelmä. Etuna kilpailijaansa Dropboxiin sillä on omat pelkistetyt versionsa tutuista toimisto-ohjelmista Excelistä (Google Sheets), Wordista (Google Docs) ja Powerpointista (Google Slides). Lisäksi tiedostoja voi editoida useampi ihminen samanaikaisesti, minkä vuoksi Google Drive -ympäristö on erityisen näppärä yhteistyöalusta pienyrityksille ja projektiryhmille.

Tiedostojen jakamisen perusongelma kuitenkin säilyy: milloin jaetusta tiedostosta tulee vastaanottajan oma tiedosto?

Lähtökohtaisesti tiedosto on aina luojansa omistama, eikä tiedoston jakaminen automaattisesti jaa myös omistajuutta. Useimmiten jakaminen tapahtuu joko luku- tai muokkausoikeuksien avulla. Käytännössä tiedoston jakaja myöntää vastaanottajalle ikäänkuin pikakuvakkeen tiedostoon.

(Vastaanottaja voi lisäksi lisätä tämän ”pikakuvakkeen” Omaan Driveensa (MyDrive), jolloin se nousee paremmin esille muusta kansiorakenteesta. Mutta varsinainen tiedosto on edelleen omistajansa kansiossa ja omistuksessa.)

Kukin vastaanottaja voi tehdä muutoksia tiedostoon, mitkä näkyvät lähes reaaliaikaisesti toisilla vastaanottajilla ja omistajalla. Jos vastaanottaja poistaa tiedoston, käytännössä hän vain poistaa pikakuvakkeensa tai käyttöoikeutensa alkuperäiseen tiedostoon.

Tämä toimii ihan mukavasti niin kauan kunnes alkuperäinen omistaja poistaa tiedoston. Silloin se poistuu myös kaikilta vastaanottajilta, vaikka vastaanottaja olisi erikseen lisännyt sen Omaan Driveensa.

Tarkemmat ohjeet Google Drive -kansion kopioimiseen

Yksittäisen Google Drive -tiedoston kopiointi on helppoa valitsemalla valikosta Tiedosto, Luo kopio. Google Driven käyttöliittymässä ei kuitenkaan ole sisäänrakennettua toiminnallisuutta kokonaisen kansion kopioimiseen.

Kokonaisen kansion kopioiminen onnistuu kuitenkin Google Sheets -tiedoston Copy Folder -nimisen laajennuksen kautta. Ja koska kyseessä on ohjelman laajennus eikä Chromen, se toimii myös ainakin Firefoxilla.

Tässä ohjeet kuinka se tehdään:

1. Luo uusi Google Sheets -tiedosto. Voit toki tehdä tämän jossakin vanhassakin tiedostossa, mutta toiminto tallettaa logia, joten on parasta käyttää tähän ihan omaa tiedostoaan.

2. Lisää tarvittava laajennus (add-on). Valitse valikosta Laajennukset, Hanki laajennuksia ja tee haku nimellä ”copy folder”. Oikea laajennus on listalla mahdollisesti kolmossijalla. Klikkaa +Ilmainen. Tätä seuraa tyypillinen lupapyyntödialogi, jossa annat laajennukselle oikeuden vähän joka asiaan.

3. Käynnistä laajennus valikosta Laajennukset, Copy Folder, Copy a folder. Luonnollisestikaan tästä laajennuksesta ei ole suomen kielistä käännöstä saatavilla.

 

4. Klikkaa avautuvasta ikkunasta ensin Select a folder ja saat eteesi Drivesi kansiot kronologisen käsittelyjärjestyksen mukaisesti. Valitse haluamasi kansio ja klikkaa Select.

Palaat äskeiseen tilaan, jossa voit lisätä kansion (ja tiedostojen!) nimen alkuun tai loppuun jonkin tunnisteen, jonka avulla erotat ne alkuperäisestä.

Kun painat Copy-painiketta, järjestelmä aloittaa kansion kopioimisen. Kun se on valmis, palaat takaisin Sheets-tiedostoon, johon on ilmestynyt merkintä kopioimisesta. Älä välitä virheestä tiedostossa, kansiosi on kyllä turvassa.

Uusi kansio on kopioitunut samaan paikkaan, missä lähdekansiokin oli. Erotat sen alkuperäisestä ainakin omistajan nimen perusteella.